Bei all der Völlerei rund um die Feiertage kann einen schon mal das Bedürfnis erschleichen, sich wieder etwas leichter zu fühlen. Natürlich erklärt sich so auch der Zulauf in den Fitnessstudios zu Beginn eines neuen Jahres in Verbindung mit den guten Vorsätzen, gesünder, fitter und schlanker zu werden.

Jetzt ist bei uns nicht wirklich das große Fressen losgebrochen und wir haben uns keinesfalls der maßlosen Fresslust hingegeben. Klar hat man im Urlaub zu Hause mehr Zeit zum Kochen und da gibt es auch das eine oder andere leckere Highlight (zum Beispiel meine Lieblingskartoffelsuppe) aber schwerer wird man davon alleine ja zum Glück nicht.

Trotzdem miste ich in dieser Zeit gerne aus und mache klar Schiff. Was uns dann verlässt, ist zwar im Umfang nicht viel aber dafür umso erleichternder – es geht nämlich um den von uns allen so geliebten Papierkram.

Da ich nach wie vor begeistert mein Haushaltsbuch pflege, wird dieses fürs neue Jahr vorbereitet. Es ist nur eine profane Excel-Tabelle, aber die will ja auch hübsch sein. Dabei schaue ich auch gleich, ob es etwas zu tun gibt hinsichtlich der laufenden Verträge. Muss etwas gekündigt werden, gibt es einen besseren Anbieter oder haben sich die laufenden Kosten erhöht, was wiederum Auswirkungen auf unsere monatlichen Fixkosten hätte.

Und wenn man dann schon dabei ist, wird natürlich alles aussortiert, was man nicht mehr braucht. Rechnungen und Verträge hebe ich immer ein bisschen länger auf, als nötig. Aber wenn die Garantie für etwas abgelaufen ist, fliegt meistens auch die Rechnung raus. Selbst wenn ich etwas später mal verkaufen sollte, muss ich sowieso damit rechnen, dass kaum einer bereit ist, den meiner Meinung nach aktuellen Verkehrswert zu zahlen. Mal abgesehen davon, dass wir nicht so viel besitzen, dass wir loswerden wöllten. Und wenn mal was geht, wird es meistens verschenkt. Ich mag es, wenn ich mit brauchbaren Dingen noch jemandem eine Freude machen kann, uns geht’s ja vergleichsweise gut.

Also fliegen alle veralteten Rechnungen raus (Ausnahme: man braucht sie im Versicherungsfall als Nachweis für die Hausratsversicherung). Dazu gehen auch gleich die dazugehörigen Anleitungen, die ich lieber digital habe oder in die ich eh nie reinschaue. Oft stehen da eh nur noch Sicherheitshinweise in gefühlt tausend Sprachen drin mit dem Verweis, sich die Anleitung doch runterzuladen.

Auch alte Zertifikate fliegen bei mir manchmal raus. Hängt natürlich davon ab, was das für ein Wisch ist. Wenn man sich an nicht mehr als den Titel des Seminares erinnern kann (wenn überhaupt) und der Nachweis für den Beruf nicht wichtig ist, kann das Dokument wahrscheinlich weg.

Ebenso horte ich keine Urkunden. Die haben meist mehr einen ideellen Erinnerungswert, als dass man sie wirklich braucht. Das fängt mit der Teilnehmerurkunde für die Bundesjugendspiele an. Und dass man es ein volles Jahrzehnt oder länger beim selben Arbeitgeber ausgehalten hat, interessiert auch keinen.

Natürlich gibt es auch Dokumente, die keinesfalls verloren gehen sollten, geschweige denn dass man sie absichtlich ausmistet. Unterlagen wie Geburtsurkunden o.ä., welche die Abstammung und Identität nachweisen, müssen bleiben. Ebenso sollte alles zur Ausbildungs- und Arbeitslaufbahn wie Zeugnisse, Meisterbriefe etc. aufbewahrt werden. Darüber müssen wir glaube ich nicht reden, die Arbeitszeugnisse bleiben, auch wenn es den alten Arbeitgeber womöglich längst nicht mehr gibt.

Was ich bis dato nicht wusste (und welche Info hoffentlich nie brauchen werden), ist, dass man Gerichtsurteile und Vollstreckungsbescheide ganze dreißig Jahre aufbewahre muss. Aber man lernt ja nie aus.

Nicht annähernd so lange müssen Gehaltsabrechnungen aufbewahrt werden. Manche Unternehmen haben die ja glücklicherweise schon digitalisiert. Ich bekomme meine (wieder) in Papierform. Theoretisch könnten die Gehaltsabrechnungen weg, sobald ich sie kontrolliert habe oder spätestens, wenn man die Lohnsteuerbescheinigung in der Hand hält.

ABER – wer zum Beispiel einen größeren Kredit aufnehmen möchte, braucht dafür oft die Abrechnungen der letzten drei Monate. Wer auf der sicheren Seite sein möchte, bewahrt einfach die Gehaltsabrechnungen der letzten 12 Monate auf.

Die Lohnsteuerbescheinigung behält man selbstverständlich bis zur Rente, auch wenn man sie erst mal hauptsächlich für die Steuerunterlagen braucht. Diese wiederum sollte man als Privatperson mindestens laut Lohnsteuerhilfeverein mindestens vier Jahre behalten. Und hier gibt es einige Ausnahmen, die die Aufbewahrungsfrist noch ganz schön ausdehnen können. Den Steuerbescheid selbst sollte man mindestens zehn Jahre oder besser dauerhaft archivieren.

Wer als Eigentümer oder Vermieter Handwerker- und Dienstleistungsrechnungen hat, kann diese ja wunderbar steuerlich geltend machen.  Nach sechs Jahren dürfen die Unterlagen dann aussortiert werden. Alle anderen können die Rechnungen schon nach zwei Jahren entsorgen, davor benötigt man sie aber als Nachweis für etwaige Gewährleistungsansprüche.

Bleiben noch private Kontoauszüge, Übergabeprotokolle, Nebenkostenabrechnungen, Mietverträge und ähnliche Unterlagen. Die Verbraucherzentrale empfiehlt, diese für drei Jahre aufzubewahren.

Digital wird auch gleich ein bisschen aufgeräumt. Da gelten dieselben Regeln, wie für die analogen Unterlagen. Alte Rechnungen können hier ebenso weg und auch diverse andere Dateien kann man bei der Gelegenheit mal aussortieren. Gegebenenfalls kann man gleich mal die Ordnerstruktur anpassen. Wie bei den Vorratsdosen im Küchenschrank bringt es nämlich gar nichts, wenn nicht alles ordentlich und sinnvoll beschriftet ist.

Mein Kryptonit ist der große Ordner mit dem treffenden Namen „Sonstiges“. Der ist wie die böse Krimskramsschublade, nur in digital. Ein Komiker meinte mal, der Ort, an dem man Batterien lagert, zieht allen möglichen anderen Krempel an. Leider stimmt das bei uns im Haus aber das liegt auch daran, dass wir nicht so viele Batterien lagern, dass diese ein ganzes Schrankfach oder eine ganze Schublade füllen würden. Dass sie sich den Platz mit anderem Kleinkruscht teilen, ist also vorprogrammiert.

Vielleicht benenne ich den Ordner Sonstiges mal in Kruscht um, das klingt doch gleich viel schöner! Und immer, wenn eine neue Datei dazu kommt, prüfe ich, ob etwas anderes gelöscht werden kann.

Nicht vergessen, hinterher auch den virtuellen Papierkorb gleich zu leeren.